Gdy firma staje się niewypłacalna, prawo daje jej zarządowi 30 dni na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. Termin biegnie od dnia, w którym niewypłacalność obiektywnie wystąpiła, a nie od dnia, w którym przedsiębiorca to sobie uświadomił. Przekroczenie go może oznaczać osobistą odpowiedzialność za długi spółki całym prywatnym majątkiem, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej nawet na 10 lat, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karną.
Spis treści
- Na czym polega obowiązek złożenia wniosku o upadłość
- Kto musi złożyć wniosek
- Od kiedy liczyć 30 dni
- Wniosek restrukturyzacyjny zamiast upadłościowego
- Jak prawidłowo złożyć wniosek
- Skutki spóźnienia z wnioskiem
- Odpowiedzialność za spóźnienie w tabeli
- Jak uwolnić się od odpowiedzialności
- Najczęstsze błędy zarządów
- Co zrobić, gdy termin już biegnie
- Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega obowiązek złożenia wniosku o upadłość
Obowiązek wynika z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego: dłużnik musi zgłosić w sądzie wniosek o ogłoszenie upadłości nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. Podstawą tą jest niewypłacalność, czyli utrata zdolności do regulowania wymagalnych zobowiązań pieniężnych (przesłanka płynnościowa), a w przypadku spółek kapitałowych także sytuacja, w której zobowiązania przekraczają wartość majątku przez ponad 24 miesiące (przesłanka bilansowa). Obie przesłanki szczegółowo omawiamy w artykule niewypłacalność firmy – kiedy przedsiębiorca jest formalnie niewypłacalny.
To nie jest prawo, z którego można skorzystać, tylko ustawowy obowiązek. Ustawodawca chce, żeby niewypłacalna firma nie zaciągała nowych długów kosztem kontrahentów, a jej majątek został podzielony między wierzycieli, zanim zostanie roztrwoniony. Dlatego sankcje za zwłokę uderzają nie w samą spółkę, ale w osoby, które nią kierują.
Kto musi złożyć wniosek o upadłość
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność
Jeżeli dłużnikiem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, obowiązek ciąży na niej samej. Przedsiębiorca z JDG i tak odpowiada za długi firmy całym majątkiem, więc sankcje z art. 21 mają dla niego mniejsze znaczenie finansowe, ale zakaz prowadzenia działalności gospodarczej może go dotknąć tak samo jak członka zarządu spółki. Specyfikę tej ścieżki opisujemy w artykule o tym, jak wygląda upadłość jednoosobowej działalności gospodarczej.
Członkowie zarządu i likwidatorzy spółek
Gdy dłużnikiem jest osoba prawna (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) albo jednostka organizacyjna ze zdolnością prawną, zgodnie z art. 21 ust. 2 obowiązek ciąży na każdym, kto ma prawo prowadzić sprawy dłużnika i reprezentować go samodzielnie lub łącznie z innymi osobami. W praktyce oznacza to:
- każdego członka zarządu, także przy reprezentacji łącznej. Członek zarządu nie może bronić się tym, że pozostali nie chcieli podpisać wniosku; może i powinien złożyć go sam;
- likwidatorów spółki w likwidacji;
- w spółkach osobowych osoby uprawnione do reprezentacji, np. komplementariuszy w spółce komandytowej.
Podział obowiązków w zarządzie (np. „za finanse odpowiada prezes”) nie zwalnia pozostałych członków. Każdy z nich ma obowiązek śledzić sytuację finansową spółki i reagować, gdy pojawia się niewypłacalność. Więcej o tej grupie ryzyk piszemy w artykule upadłość spółki z o.o. – specyfika.
Zarządca sukcesyjny
Jeżeli przedsiębiorca z JDG zmarł, a jego firmą kieruje zarządca sukcesyjny, obowiązek złożenia wniosku przechodzi na zarządcę (art. 21 ust. 2a). To sytuacja rzadka, ale warto o niej pamiętać przy firmach rodzinnych.
Czy rezygnacja z funkcji zwalnia z obowiązku
Nie w odniesieniu do okresu, w którym dana osoba pełniła funkcję. Jeżeli niewypłacalność wystąpiła, gdy byłeś członkiem zarządu, a 30-dniowy termin upłynął przed Twoją rezygnacją, odpowiedzialność nadal Cię obciąża. Rezygnacja nie „zeruje” zaniedbania, a sądy regularnie badają, kto zasiadał w zarządzie w momencie, gdy należało złożyć wniosek.
Od kiedy liczyć 30 dni
To najważniejsze i zarazem najczęściej źle rozumiane zagadnienie. Termin biegnie od dnia, w którym obiektywnie wystąpiła niewypłacalność. Nie ma znaczenia, kiedy zarząd przeanalizował finanse, kiedy księgowa zwróciła uwagę na problem ani kiedy spółka otrzymała pierwsze wezwanie od komornika.
Domniemanie 3 miesięcy to nie jest start terminu
Prawo upadłościowe przewiduje domniemanie: jeżeli opóźnienie w płaceniu zobowiązań przekracza 3 miesiące, przyjmuje się, że dłużnik utracił zdolność do ich wykonywania. Wielu przedsiębiorców traktuje ten próg jak „bezpieczny bufor”. To błąd. Domniemanie ułatwia wierzycielowi udowodnienie niewypłacalności, ale sama niewypłacalność może pojawić się dużo wcześniej, np. gdy firma trwale przestaje płacić istotną część faktur i nie ma realnych perspektyw na poprawę. Wtedy 30 dni biegnie od tego wcześniejszego momentu.
Przykład liczenia terminu
Spółka X od lutego płaci dostawcom z coraz większym opóźnieniem. 15 marca bank wypowiada kredyt obrotowy, a firma nie ma środków na spłatę wymagalnego salda ani na bieżące podatki i składki. Od tego dnia zaległości tylko rosną, a zarząd nie ma źródła finansowania. W takim układzie sąd może uznać, że niewypłacalność wystąpiła 15 marca, a wniosek należało złożyć najpóźniej 14 kwietnia. Czekanie do czerwca, „aż minie 3 miesiące”, oznaczałoby prawie dwa miesiące zwłoki.
Przesłanka bilansowa w spółkach
W spółkach kapitałowych termin może zacząć biec także z powodu przesłanki bilansowej: zobowiązania pieniężne przekraczają wartość majątku, a stan ten utrzymuje się ponad 24 miesiące. Wówczas 30 dni liczy się od dnia, w którym upłynął ten 24-miesięczny okres. Dlatego zarząd powinien analizować nie tylko płynność, ale także bilans, i to na bieżąco, a nie raz w roku przy sprawozdaniu finansowym.
Wniosek restrukturyzacyjny zamiast upadłościowego
Niewypłacalność nie oznacza, że firmę trzeba zamknąć. Prawo restrukturyzacyjne jest dostępne także dla dłużników już niewypłacalnych, a nie tylko zagrożonych niewypłacalnością. Kluczowe znaczenie ma tu art. 299 § 2 KSH: członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności za długi spółki, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu.
Dwie praktyczne uwagi:
- przepis mówi o otwarciu postępowania lub zatwierdzeniu układu we właściwym czasie, a nie o samym złożeniu wniosku restrukturyzacyjnego. Jeżeli wybierasz restrukturyzację, liczy się tempo: im wcześniej, tym bezpieczniej;
- w postępowaniu o zatwierdzenie układu (PZU) ochrona przed egzekucją powstaje z chwilą obwieszczenia o dniu układowym w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, ale dla ochrony zarządu decydujące jest zatwierdzenie układu przez sąd. Jeżeli układ nie zostanie przyjęty lub zatwierdzony, trzeba natychmiast wrócić do wniosku upadłościowego.
Jak wybrać właściwą drogę, wyjaśniamy w artykułach restrukturyzacja czy upadłość – co wybrać oraz rodzaje postępowań restrukturyzacyjnych. Pełny obraz procedur znajdziesz w przewodniku restrukturyzacja firmy – kompletny przewodnik.
Jak prawidłowo złożyć wniosek o upadłość
Obowiązek jest spełniony dopiero wtedy, gdy wniosek skutecznie wpłynie do sądu. Wniosek zwrócony z powodu braków formalnych albo nieopłacony nie wywołuje skutków prawnych, a więc nie chroni zarządu.
Forma i sąd
Od grudnia 2021 r. postępowania upadłościowe prowadzi się w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ). Wniosek składa się elektronicznie przez portal KRZ do sądu rejonowego – sądu gospodarczego właściwego dla głównego ośrodka działalności dłużnika. Osoby działające bez profesjonalnego pełnomocnika mogą złożyć pismo w wersji papierowej w punkcie informacyjnym KRZ w sądzie, gdzie zostanie ono przeniesione do systemu.
Opłaty i zaliczka
- opłata sądowa od wniosku: 1000 zł;
- zaliczka na wydatki postępowania (art. 22a Prawa upadłościowego): jednokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z III kwartału poprzedniego roku. Dla wniosków składanych w 2026 r. to 8851,42 zł.
Szczegółowe zestawienie wydatków, łącznie z wynagrodzeniem syndyka, znajdziesz w artykule ile kosztuje ogłoszenie upadłości firmy.
Wymagane dokumenty
Wniosek dłużnika musi zawierać m.in.:
- aktualny wykaz majątku z szacunkową wyceną jego składników;
- bilans sporządzony dla celów wniosku, nie wcześniej niż 30 dni przed jego złożeniem;
- spis wierzycieli z adresami, wysokością wierzytelności i terminami zapłaty;
- listę zapłaconych w ostatnich 6 miesiącach długów oraz informacje o zabezpieczeniach;
- spis dłużników firmy, postępowań sądowych i egzekucyjnych;
- oświadczenie o prawdziwości danych we wniosku.
Kompletowanie tych dokumentów zajmuje zwykle od kilku dni do kilku tygodni, dlatego nie warto czekać do ostatniego dnia terminu. Pomocna będzie nasza checklista: jak przygotować firmę do upadłości.
Co jeśli firma nie ma majątku
Brak pieniędzy nie zwalnia z obowiązku. Sąd może oddalić wniosek, jeżeli majątek nie wystarczy na koszty postępowania, ale złożenie kompletnego i opłaconego wniosku we właściwym czasie co do zasady wypełnia obowiązek zarządu. Konsekwencje takiej sytuacji opisujemy w artykule co zrobić, gdy wniosek o upadłość został oddalony.
Skutki spóźnienia z wnioskiem o upadłość
Odszkodowanie wobec wierzycieli (art. 21 ust. 3 Prawa upadłościowego)
Osoby zobowiązane do złożenia wniosku odpowiadają za szkodę wyrządzoną wierzycielom wskutek jego niezłożenia w terminie, chyba że wykażą, że nie ponoszą winy. Na mocy art. 21 ust. 3a domniemywa się, że szkoda obejmuje całą niezaspokojoną wierzytelność danego wierzyciela. To wierzyciel ma łatwiej: wystarczy, że wykaże spóźnienie, a ciężar udowodnienia, że szkoda była mniejsza albo żadna, spoczywa na członku zarządu.
Odpowiedzialność za długi spółki z o.o. (art. 299 KSH)
Jeżeli egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania całym osobistym majątkiem. Wierzyciel pozywa ich bezpośrednio, a członek zarządu może się bronić tylko w sposób wskazany w art. 299 § 2 KSH. Ten mechanizm, łącznie z sytuacją po zakończeniu upadłości, omawiamy w artykule odpowiedzialność zarządu za długi (art. 299 KSH).
Zaległości podatkowe i składki ZUS
Na podobnej zasadzie działa art. 116 Ordynacji podatkowej: członkowie zarządu odpowiadają za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna, a oni nie wykażą, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o upadłość lub otwarto postępowanie restrukturyzacyjne. Przepis ten stosuje się odpowiednio do zaległych składek ZUS. W praktyce fiskus i ZUS są wierzycielami, którzy najczęściej i najskuteczniej korzystają z tej drogi, wydając decyzje o odpowiedzialności osób trzecich.
Zakaz prowadzenia działalności gospodarczej (art. 373 Prawa upadłościowego)
Sąd może orzec wobec osoby, która wbrew obowiązkowi nie złożyła w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika na okres od 1 do 10 lat. Wniosek o orzeczenie zakazu mogą złożyć m.in. wierzyciele, syndyk czy prokurator. Szczegóły opisujemy w artykule zakaz prowadzenia działalności gospodarczej po upadłości.
Odpowiedzialność karna (art. 586 KSH)
Członek zarządu lub likwidator, który nie zgłasza wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków do jej ogłoszenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Postępowania karne z tego przepisu nie są codziennością, ale pojawiają się, zwłaszcza gdy spółka w okresie zwłoki zaciągała nowe zobowiązania albo wyprowadzano z niej majątek.
Odpowiedzialność za spóźnienie z wnioskiem – zestawienie
| Podstawa prawna | Kto odpowiada | Na czym polega | Kto dochodzi |
|---|---|---|---|
| Art. 21 ust. 3 i 3a Prawa upadłościowego | Dłużnik, członkowie zarządu, likwidatorzy | Odszkodowanie; domniemanie szkody w wysokości niezaspokojonej wierzytelności | Każdy poszkodowany wierzyciel |
| Art. 299 KSH | Członkowie zarządu spółki z o.o. | Solidarna odpowiedzialność za długi spółki przy bezskutecznej egzekucji | Wierzyciele spółki |
| Art. 116 Ordynacji podatkowej | Członkowie zarządu spółek kapitałowych | Odpowiedzialność za zaległości podatkowe i składki ZUS | Urząd skarbowy, ZUS |
| Art. 373 Prawa upadłościowego | Osoby zobowiązane do złożenia wniosku | Zakaz działalności i pełnienia funkcji od 1 do 10 lat | Wierzyciel, syndyk, prokurator i inne podmioty wskazane w ustawie |
| Art. 586 KSH | Członkowie zarządu, likwidatorzy | Grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do roku | Prokurator |
Jak uwolnić się od odpowiedzialności
Katalog przesłanek zależy od podstawy odpowiedzialności, ale w przypadku art. 299 KSH członek zarządu może się uwolnić, jeżeli wykaże, że:
- we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w PZU;
- niezgłoszenie wniosku nastąpiło nie z jego winy, np. został odsunięty od prowadzenia spraw spółki i nie miał dostępu do dokumentów. Sądy oceniają to rygorystycznie; zwykła niewiedza o stanie finansów zwykle nie wystarcza;
- wierzyciel nie poniósł szkody mimo niezłożenia wniosku, np. dlatego, że nawet w upadłości nie uzyskałby żadnego zaspokojenia.
Dodatkowo art. 21 ust. 5 Prawa upadłościowego wyłącza odpowiedzialność, jeżeli obowiązek złożenia wniosku powstał w czasie, gdy wobec dłużnika prowadzono egzekucję przez zarząd przymusowy albo sprzedaż przedsiębiorstwa w trybie Kodeksu postępowania cywilnego.
Każda z tych obron wymaga dowodów zebranych na bieżąco: uchwał zarządu, analiz płynności, korespondencji z księgowością. Łatwiej je przygotować w chwili kryzysu niż odtwarzać po latach w procesie.
Najczęstsze błędy zarządów
- Liczenie terminu od 3 miesięcy opóźnienia. Jak wyjaśniliśmy wyżej, domniemanie to nie jest data startu terminu.
- Czekanie na „jeden duży przelew” od klienta albo inwestora. Jeżeli nie jest pewny i bliski, nie przywraca płynności w rozumieniu prawa.
- Spłacanie wybranych wierzycieli. Faworyzowanie dostawców lub osób powiązanych w okresie niewypłacalności może później zostać zakwestionowane przez syndyka i obciążyć zarząd.
- Złożenie niekompletnego wniosku. Wniosek zwrócony z powodu braków nie chroni zarządu, a termin w tym czasie nadal biegnie.
- Rezygnacja z funkcji zamiast działania. Odejście z zarządu nie usuwa odpowiedzialności za okres, w którym obowiązek już istniał.
- Brak dokumentacji decyzji. Bez uchwał i analiz trudno później wykazać brak winy.
Co zrobić, gdy termin już biegnie
- Ustal datę wystąpienia niewypłacalności. Zestaw wymagalne zobowiązania z terminami płatności i porównaj je z realnymi wpływami na najbliższe tygodnie.
- Podejmij uchwałę zarządu o analizie sytuacji i wyborze drogi: restrukturyzacja albo upadłość.
- Zbierz dokumenty do wniosku: bilans, wykaz majątku, spis wierzycieli i dłużników.
- Nie zaciągaj nowych zobowiązań, których firma nie będzie w stanie spłacić, i nie spłacaj wybiórczo wierzycieli.
- Złóż wniosek przed upływem 30 dni, a jeśli wybierasz restrukturyzację, działaj tak, by postępowanie zostało otwarte lub układ zatwierdzony we właściwym czasie.
Jeżeli nie masz pewności, czy Twoja firma jest już niewypłacalna i ile czasu zostało, zespół Burkot Legal pomoże ocenić sytuację i wybrać bezpieczną drogę, zanim upłynie termin. Sprawdź, jak prowadzimy restrukturyzację przedsiębiorstw, albo zadzwoń: +48 530 200 483.
Najczęściej zadawane pytania
Ile jest czasu na złożenie wniosku o upadłość?
30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, czyli niewypłacalność (art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego). Termin liczy się od obiektywnego wystąpienia niewypłacalności, a nie od chwili, gdy zarząd się o niej dowiedział.
Czy każdy członek zarządu musi złożyć wniosek o upadłość?
Obowiązek ciąży na każdym, kto ma prawo prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować, także przy reprezentacji łącznej. Wystarczy wniosek złożony przez jednego z nich, ale jeśli nikt go nie złoży, odpowiadają wszyscy.
Czy wniosek restrukturyzacyjny zwalnia z obowiązku złożenia wniosku o upadłość?
Na gruncie art. 299 § 2 KSH członek zarządu uwalnia się od odpowiedzialności, jeżeli we właściwym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu. Liczy się więc otwarcie postępowania lub zatwierdzenie układu, a nie sam wniosek.
Co grozi za niezłożenie wniosku o upadłość w terminie?
Odpowiedzialność odszkodowawcza wobec wierzycieli (art. 21 ust. 3 Prawa upadłościowego), odpowiedzialność za długi spółki z o.o. (art. 299 KSH), odpowiedzialność za podatki i składki (art. 116 Ordynacji podatkowej), zakaz prowadzenia działalności na 1-10 lat (art. 373 Prawa upadłościowego) oraz odpowiedzialność karna (art. 586 KSH).
Czy trzeba złożyć wniosek o upadłość, jeśli firma nie ma majątku?
Tak. Brak majątku nie zwalnia z obowiązku. Sąd może oddalić wniosek z powodu braku środków na koszty postępowania, ale złożenie kompletnego i opłaconego wniosku w terminie co do zasady chroni zarząd przed zarzutem zaniechania.
Ile kosztuje złożenie wniosku o upadłość w 2026 roku?
Opłata sądowa wynosi 1000 zł, a dłużnik uiszcza dodatkowo zaliczkę na wydatki postępowania równą przeciętnemu wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw z III kwartału poprzedniego roku, czyli 8851,42 zł dla wniosków składanych w 2026 r.